بیزنس اتیکت یا آداب معاشرت تجاری و اهمیت آن
یادداشتی از سیامک اخطاری مشاور و کوچ توسعه صادرات سنگهای ساختمانی ایران – آلمان
معدن۲۴: بیزنس اتیکت یا آداب معاشرت تجاری به مجموعه‌ای از قوانین و استانداردهای رفتاری گفته می‌شود که در محیط‌های کاری و تجاری رعایت می‌شوند. این قوانین شامل نحوه برقراری ارتباط، ظاهر، رفتار در جلسات، نحوه برخورد با همکاران و مشتریان، و حتی نحوه مدیریت زمان می‌شود. بیزنس اتیکت به شکل‌گیری و حفظ روابط حرفه‌ای کمک کرده و از سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند.
اهمیت بیزنس اتیکت
۱. ایجاد اولین تأثیر مثبت:
اولین برخوردها معمولاً تأثیر بسیار زیادی دارند. داشتن آداب معاشرت صحیح میتواند اولین تأثیر را مثبت‌تر کند و به ایجاد یک تصویر حرفه‌ای و قابل اعتماد کمک کند.
۲. افزایش اعتماد و احترام:
رعایت بیزنس اتیکت نشان‌دهنده احترام به دیگران است. این احترام متقابل میتواند به افزایش اعتماد و همکاری بین همکاران و شرکا منجر شود.
۳. جلوگیری از سوءتفاهم‌ها:
با رعایت اصول بیزنس اتیکت، احتمال سوءتفاهم‌ها و تضادها کاهش می‌یابد. این اصول به وضوح نحوه برقراری ارتباط و رفتار مناسب در موقعیت‌های مختلف را مشخص می‌کنند.
۴. تقویت روابط کاری:
رعایت آداب معاشرت تجاری به تقویت روابط کاری کمک می‌کند. این روابط می‌توانند به همکاری‌های موثرتر و نتایج بهتر در پروژه‌ها و معاملات تجاری منجر شوند.
۵. افزایش بهره‌وری:
محیط کاری که در آن بیزنس اتیکت رعایت می‌شود، معمولاً محیطی منظم‌تر و بهره‌ورتر است. این نظم و ترتیب به تمرکز بیشتر کارکنان و انجام وظایف به صورت موثرتر کمک می‌کند.
۶. ارتقاء تصویر سازمان:
سازمان‌هایی که کارکنان آنها آداب معاشرت تجاری را رعایت می‌کنند، در چشم مشتریان و شرکا تصویر بهتری خواهند داشت. این تصویر مثبت میتواند به جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی کمک کند.
نتیجه‌گیری
بیزنس اتیکت از جمله اصول اساسی در محیط‌های کاری و تجاری است که به ایجاد و حفظ روابط حرفه‌ای کمک می‌کند. این اصول نه تنها به افزایش بهره‌وری و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها کمک می‌کنند، بلکه به ارتقاء تصویر حرفه‌ای فرد و سازمان نیز می‌انجامند. بنابراین، آگاهی و رعایت این اصول برای هر فردی که در محیط‌های تجاری فعالیت می‌کند، ضروری است.
سه مثال از سه کشور مختلف میتواند جایگاه دانش شیوه نامه مراودات بین المللی را بهتر روشن نماید .
آلمان:
نکات فرهنگی برای ایجاد ارتباط موثر تجاری:
ارتباط مستقیم: آلمانی‌ها به صراحت و وضوح ارزش می‌دهند. در مکالمات کتبی و شفاهی خود مختصر و مفید باشید. از زبان مبهم یا تزیینات اضافی خودداری کنید.
وقت‌شناسی: وقت‌شناسی بسیار مهم است. به موقع بودن نشانه احترام و حرفه‌ای بودن است. اگر پیش‌بینی می‌کنید که دیر خواهید رسید، زودتر به همتایان آلمانی خود اطلاع دهید.
رسمیات: از عناوین رسمی و نام خانوادگی استفاده کنید (مانند Herr, Frau) مگر اینکه به استفاده از نام کوچک دعوت شوید. آلمانی‌ها تمایز بین زندگی حرفه‌ای و شخصی را قدردانی می‌کنند.
آمادگی: با حقایق، ارقام و برنامه‌های دقیق به جلسات بیایید. آلمانی‌ها دقت و برنامه‌ریزی دقیق را می‌پسندند.
تصمیم‌گیری: تصمیمات اغلب از طریق اجماع و بررسی دقیق اتخاذ می‌شوند. صبور باشید و تمام اطلاعات لازم را برای تسهیل این فرآیند ارائه دهید.
چین:
نکات فرهنگی برای ایجاد ارتباط موثر تجاری:
احترام و سلسله مراتب: سلسله مراتب در فرهنگ تجاری چین مهم است. به اعضای ارشد احترام بگذارید و آنها را به درستی خطاب کنید.
ساختن روابط (Guanxi): ایجاد روابط شخصی (guanxi) ضروری است. قبل از بحث در مورد مسائل تجاری، وقت صرف کنید تا اعتماد و ارتباطات را برقرار کنید.
ارتباط غیرمستقیم: سبک ارتباطی چینی‌ها میتواند غیرمستقیم باشد. به نشانه‌های غیرکلامی توجه کنید و میان سطرها را بخوانید. از مواجهه و تقابل پرهیز کنید و به دنبال هماهنگی باشید.
حفظ آبرو (Mianzi): حفظ آبرو (mianzi) بسیار مهم است. از ایجاد خجالت یا تقابل در جمع پرهیز کنید. در جمع تحسین کنید و در خلوت انتقاد کنید.
هدیه دادن: هدیه‌های کوچک میتواند نشانه احترام و حسن نیت باشد. در انتخاب هدایا به اهمیت اعداد و رنگ‌ها در فرهنگ چینی توجه کنید.
ژاپن:
نکات فرهنگی برای ایجاد ارتباط موثر تجاری:
ادب و احترام: ادب بسیار ارزشمند است. از عناوین رسمی استفاده کنید و در تعاملات خود احترام نشان دهید. تعظیم کردن یک سلام معمول است و احترام نشان می‌دهد.
هماهنگی (Wa): فرهنگ ژاپنی بر هماهنگی و اجماع گروهی تأکید دارد. از انتقاد مستقیم یا تقابل پرهیز کنید. به دنبال یک رویکرد هماهنگ و توافقی باشید.
توجه به جزئیات: به جزئیات در مکالمات و ارائه‌ها توجه کنید. دقت و دقت کامل قدردانی می‌شود.
ارتباط غیرکلامی: نشانه‌های غیرکلامی اهمیت دارند. سکوت میتواند بخشی از ارتباط باشد که نشان‌دهنده تفکر یا موافقت است. به زبان بدن توجه کنید.
تبادل کارت ویزیت (Meishi): تبادل کارت ویزیت یک آیین مهم است. کارت‌ها را با هر دو دست ارائه و دریافت کنید، لحظه‌ای به کارت نگاه کنید قبل از اینکه آن را کنار بگذارید و هرگز در حضور دیگران روی کارت کسی ننویسید.