آداب معاشرت در کسب و کار: راهنمای برگزاری جلسات حرفه‌ای
(قسمت دوم بیزنس اتیکت )
یادداشتی از سیامک اخطاری مشاور و کوچ توسعه صادرات سنگهای ساختمانی ایران – آلمان
معدن ۲۴:در دنیای کسب و کار، نحوه برگزاری جلسات و تعاملات حرفه‌ای می‌تواند تأثیر چشمگیری بر موفقیت یا شکست یک معامله یا پروژه داشته باشد. بیزنس اتیکت یا آداب معاشرت در کسب و کار شامل مجموعه‌ای از اصول و رفتارها است که به حفظ احترام، حرفه‌ای بودن و کارآمدی در روابط تجاری کمک می‌کند. در این مقاله به بررسی نکات کلیدی برگزاری جلسات حرفه‌ای از زمان‌بندی تا مدیریت جلسات و مستندسازی آن‌ها خواهیم پرداخت.
نکته بسیار مهم در جلسات گفتگو : نقد باید روی موضوع متمرکز باشد نه فرد ( پرهیز از مخاطب قرار دادن شخصی افراد ) و اینکه در اوج اختلاف نظرات حفظ احترام مخاطبان و شنوندگان و راوی باید حفظ شود.
اصولا شرکت در جلساتی که از قبل عناوین و مفاد و حدود زمانی مشخص نیست یا بدون ساختار است جز حوزه کسب و کار حرفه ای قرار نمی گیرد.
بهترین جلسات جلساتی هستند که از ابتدا توسط اعضای جلسه پذیرفته میشود که صوتی و تصویری ضبط شوند دلیل ان این است که حاضرین در جلسه قبول میکنند که مسئولیت های افکار و نحوه ارائه را به شیوه حرفه ای می پذیرند.
۱. زمان‌بندی مناسب جلسات
انتخاب زمان مناسب: یکی از اولین گام‌ها در برگزاری یک جلسه موفق، انتخاب زمان مناسب است. سعی کنید زمانی را انتخاب کنید که برای همه اعضای جلسه مناسب باشد. همچنین، حتماً پیش از موعد زمان جلسه را اعلام کنید تا همه فرصت برنامه‌ریزی داشته باشند.
پایبندی به زمان‌بندی: یکی از اصول مهم بیزنس اتیکت، احترام به زمان دیگران است. جلسه باید به موقع شروع و به موقع تمام شود. از زمان مقرر بیشتر نشود مگر در موارد اضطراری.
۲. تهیه دستور جلسه (Agenda)
تعیین اهداف جلسه: پیش از برگزاری جلسه، اهداف و موضوعات اصلی جلسه را به طور واضح مشخص کنید. این کار کمک می‌کند تا همه اعضا بدانند چه انتظاری از جلسه دارند و بتوانند به خوبی برای آن آماده شوند.
ارسال دستور جلسه: دستور جلسه را پیش از برگزاری جلسه به تمامی شرکت‌کنندگان ارسال کنید. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا با موضوعات مطرح‌شده آشنا شوند و اگر نیاز به آماده‌سازی دارند، بتوانند آن را انجام دهند.
۳. اداره جلسه
مدیریت زمان: یکی از وظایف اصلی مدیر جلسه، مدیریت زمان است. باید اطمینان حاصل شود که هر موضوعی به اندازه کافی مورد بحث قرار می‌گیرد و زمان کافی برای بررسی همه موارد وجود دارد.
کنترل بحث‌ها: جلسه نباید به جای بحث‌های مرتبط، به گفت‌وگوهای غیرضروری و بی‌ربط کشیده شود. مدیر جلسه باید بتواند به‌موقع بحث‌ها را کنترل کرده و به مسیر اصلی بازگرداند.
حفظ احترام و حرفه‌ای بودن: تمام شرکت‌کنندگان باید به دیدگاه‌ها و نظرات دیگران احترام بگذارند. در طول جلسه از هرگونه بحث و جدل شخصی پرهیز شود و بر مسائل کاری تمرکز شود.
۴. مستندسازی جلسه
تهیه صورتجلسه: یکی از مهم‌ترین بخش‌های برگزاری یک جلسه حرفه‌ای، تهیه صورتجلسه است. صورتجلسه باید شامل نکات کلیدی مطرح‌شده، تصمیمات گرفته‌شده و وظایف تعیین‌شده برای هر یک از اعضا باشد.
ارسال صورتجلسه: پس از پایان جلسه، صورتجلسه باید به سرعت به تمامی شرکت‌کنندگان ارسال شود تا همه از تصمیمات و وظایف خود آگاه شوند و اقدامات لازم را به‌موقع انجام دهند.
۵. پیگیری و ارزیابی پس از جلسه
پیگیری وظایف: یکی از نکات مهم در بیزنس اتیکت، پیگیری وظایف تعیین‌شده در جلسه است. اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضا وظایف خود را به موقع انجام می‌دهند و در صورت نیاز از آن‌ها گزارش پیشرفت بگیرید.
ارزیابی جلسه: پس از پایان جلسه و انجام وظایف، ارزیابی کنید که آیا جلسه به اهداف خود رسیده است یا خیر. این ارزیابی می‌تواند به بهبود جلسات آینده کمک کند.
نتیجه‌گیری
بیزنس اتیکت یا آداب معاشرت در کسب و کار، مجموعه‌ای از اصول است که به بهبود کیفیت روابط حرفه‌ای و افزایش بهره‌وری جلسات کمک می‌کند. با رعایت نکات مهمی مانند زمان‌بندی مناسب، تهیه دستور جلسه، مدیریت صحیح جلسه، مستندسازی دقیق و پیگیری وظایف، می‌توان جلسات کسب و کار را به شکل حرفه‌ای و کارآمد برگزار کرد. توجه به این جزئیات نه تنها به موفقیت جلسات کمک می‌کند، بلکه تصویری حرفه‌ای و قابل اعتماد از شما و کسب و کارتان به نمایش می‌گذارد.